Rekrutacja oparta o kompetencje

Nie wiesz nawet jak bardzo wahałem się czy napisać o kompetencjach. Tego jest za dużo: cała teoria, modele, wskaźniki, skale, narzędzia oceny, a i samych kompetencji jest, delikatnie mówiąc, sporo. Nie mogę jednak pisząc ten blog, nie poruszyć wątku, który stanowi fundament stosowanych przez nas metod oceny. Postaram się zrobić to w sposób zwięzły, koncentrując się na praktycznym zastosowaniu, a samą teorię ograniczyć do minimum. Mam nadzieję, że dzięki temu wzbogacisz prowadzone przez siebie rekrutacje o świadomą ocenę kompetencji, a jeśli już z nimi pracujesz, to nieco ją sobie usystematyzujesz. Warto. Dlaczego? – od tego zacznijmy.

Dlaczego warto pracować z kompetencjami?

Wyobraź sobie następującą sytuację: Ty i Twoja koleżanka/kolega prowadzicie wspólnie proces rekrutacyjny. Spotykacie kandydatów na zmianę i co pewien czas konfrontujecie wyniki. Dochodzi do następującej wymiany zdań:

Ty: kandydat, którego spotkałam był bardzo komunikatywny. Słuchał, precyzyjnie odpowiadał na pytania, ilustrował przykładami, pytał, ale nie przerywał, wypowiadał się zrozumiale i upewniał, czy dobrze odczytuje moje wypowiedzi.

Drugi Rekruter: kandydat, którego ja spotkałam to dopiero był komunikatywny – mówił praktycznie bez przerwy i musiałam dość asertywnie mu przerywać by przebić się z pytaniami.

Widzisz różnicę?
Dokładnie – różne osoby mogą mieć różne wyobrażenie na temat tego czym jest dana kompetencja. Aby w sposób spójny oceniać zachowania innych, powinniśmy zacząć od zdefiniowania postaw i zachowań, na których nam zależy i których będziemy szukać u kandydatów, by wszyscy oceniający rozumieli je w ten sam sposób.

Drugą kwestią jest możliwość porównania kandydatów ze sobą w sposób wystandaryzowany. Jest to możliwe tylko wówczas, gdy stosujemy wspólną nomenklaturę i te same wskaźniki, czy wreszcie spójną skalę ocen.

Prawidłowe rozumienie zachowań świadczących o występowaniu danej kompetencji pozwala również w sposób profesjonalny o nich opowiadać i argumentować swoje rekomendacje. Z pewnością zdarza Ci się słyszeć oceny rodzaju: to jest bardzo wygadany kandydat, ale nie przekonał mnie lub: to bardzo fajna osoba, tylko jakoś słabo kojarzy fakty. Paleta wskaźników pozwala nam precyzyjnie ocenić, które zachowania występują i w jakim nasileniu, a które nie. Jednocześnie wiemy, co oznacza to w naszej skali. Możemy więc o tym samym kandydacie powiedzieć: posiada bardzo szeroką wiedzę, którą chętnie się dzieli, jednak nie słucha rozmówcy i ma niskie umiejętności prowadzenia dialogu, lub: jest osobą o życzliwej i serdecznej naturze, niestety nie dostrzega faktów, nie łączy ich z w całość oraz nie wyciąga wniosków.

Dobrze skonstruowana ocena kompetencji pozwala nam również określić co oznacza, że ktoś jest słabszy lub silniejszy na tle innych. Mamy możliwość zwymiarowania każdej kompetencji i każdego zachowania, a w konsekwencji porównywania i zestawiania kandydatów ze sobą. Mimo, iż sama metodyka oceny kompetencji jest złożona i wymaga wiedzy oraz przygotowania, odbiorcy naszej usługi nie muszą być ekspertami w tej dziedzinie. Wyniki możemy przedstawić na wykresie radarowym i obrazowo zaprezentować przed interesariuszami wnioski i wynikające z nich rekomendacje. Jest to bardzo czytelna, syntetyczna oraz lubiana przez zarządy formuła.

Wiedza o profilu kompetencyjnym kandydatów pomaga w dokonywaniu świadomych wyborów, układaniu komplementarnych zespołów, czy planowaniu ścieżek rozwoju. Kompetencje można bowiem kształtować, wspierać i rozwijać.

Wiemy więc po co. Pytanie teraz jak?

Od czego zacząć?

Rozpoczynając projekt rekrutacyjny decydujemy, które kompetencje będą w nim oceniane. Decyzja ta może wynikać z przemyślanego opisu roli, zawierającego precyzyjne informacje o oczekiwanych kompetencjach. Częściej jednak będzie efektem Twojej propozycji, jako osoby prowadzącej projekt rekrutacyjny. Bazując na oczekiwaniach swoich interesariuszy należy wyłonić i uzgodnić te kompetencje, które uważamy za kluczowe dla danego stanowiska.
Uwaga: nie chodzi o tzw. “kompetencje firmowe”, a o takie, które odnoszą się do tego konkretnie stanowiska, na które rekrutujesz i które są krytyczne dla sukcesu zdefiniowanej roli. No dobrze, ale jak je wybrać?

Wybieramy kompetencje

Skąd właściwie masz wiedzieć, które kompetencje powinno się ocenić dla danego stanowiska? Najlepiej wyjść od celu roli, którą rekrutujemy i zastanowić się od czego zależy, czy kandydat jest w stanie go osiągnąć. Jakie zachowania, umiejętności czy postawy, wpływają na to, że oceniamy kogoś jako dobrego managera danego obszaru? Gdy stworzysz taką listę, odetnij tzw. twarde czynniki i skoncentruj się na miękkich, kompetencyjnych. To najprostsza droga, by zacząć. Rekomenduję Ci, by w jednym procesie rekrutacyjnym oceniać do pięciu kompetencji. Powinieneś zatem wybrać kilka kluczowych obszarów do oceny. W kolejnym kroku należy przyporządkować im zestaw nazwanych kompetencji. Aby to zrobić potrzebny jest Ci model kompetencyjny.

Model kompetencyjny

Model kompetencyjny to taki firmowy katalog kompetencji. Powinny być nazwane, opisane i wyskalowane dla danej firmy. Dla przykładu, co innego będzie oznaczać Kreatywność dla stanowiska Art Director w agencji reklamowej, a co innego w przypadku stanowiska analityka w firmie o profilu finansowym. Aby móc oceniać kompetencje w Twojej firmie lub firmie Twojego klienta, trzeba je nazwać i wiedzieć co dla Was konkretnie oznaczają.

Co więcej, każda z nich powinna być opisana w kilkustopniowej skali. Powinniśmy wiedzieć co oznacza, że ktoś ma wybitnie rozwiniętą daną kompetencję, a co, jeśli występuje ona w stopniu przeciętnym. Po co? Choćby po to, by obiektywnie ocenić kandydatów lub po to, by śledzić rozwój pracowników piastujących dane stanowiska. Wiem, że to trochę skomplikowane, więc dla lepszej ilustracji zamieszczam poniżej przykład opisu wskaźników dla jednej z kompetencji.

Jak już widzisz zawiera on definicję oraz wskaźniki/zachowania wraz z ich opisem dla konkretnej skali.
Do kompletu potrzebny Ci wiec jeszcze jej opis. Może on wyglądać następująco:

Skąd wziąć opisy kompetencji?

Jeśli Twoja firma nie wdrożyła modelu kompetencyjnego zapewne nie posiadasz opisów kompetencji. Możesz je stworzyć dla danego stanowiska i na potrzeby prowadzonej rekrutacji. Nie jest to ani łatwe, ani szybkie. Zwłaszcza jeśli potrzebujesz ich wiele (bo na przykład jako firma consultingowa pracujesz dla wielu klientów).

W naszej organizacji dedykowany zespół pracował ponad rok nad stworzeniem opisów kompetencji, które wykorzystujemy w prowadzonych projektach i które często podlegają dalszemu rozwojowi i modyfikacjom. Biblioteka Kompetencji to zasób, z którego jesteśmy szczególnie dumni. Możesz więc wynająć nas (tak, to był product placement) ?.

Możesz też po prostu kupić gotowe opisy. Zapewne przeszukując internet natrafisz też na wzory, które możesz zaadoptować (uważaj tylko na prawa autorskie). Jeśli potrzebujesz nie więcej niż pięć opisów, może warto poświęcić chwilę na ich przygotowanie wspólnie z zespołem. Przydadzą się również na przyszłość.

Jakie kompetencje są Ci potrzebne (kilka przykładów)?

Tu odpowiedź jest krótka: te, które są najbardziej istotne dla stanowiska, na które rekrutujesz. Ważne, by wybrać kilka kluczowych, więc zastanów się, ile jesteś w stanie ocenić podczas procesu rekrutacji i czy na pewno wszystkie kompetencje, o których myślisz są kluczowe. Czasem nawet trzy w zupełności wystarczą.

Z jakich grup kompetencji możesz wybierać? Poniżej zamieszczam kilka przykładów:

Kompetencje społeczne, np:

• komunikatywność
• negocjowanie
• prowadzenie prezentacji

 
Kompetencje poznawcze, np:

• kreatywność
• gotowość do uczenia się
• rozwiązywanie problemów

 
Kompetencje osobiste, np:

• orientacja na działanie
• inicjatywa
• sumienność

 
Kompetencje biznesowe, np:

• znajomość branży
• techniki sprzedaży
• rozpoznawanie potrzeb klienta

 
Kompetencje menedżerskie, np:

• motywowanie
• przywództwo
• zarządzanie zmianą

 
Naturalnie możliwych podziałów i dostępnych kompetencji jest znacznie więcej, ale chciałem pokazać Ci przykładową logikę.

Wybierz mądrze

Gdy już wiesz, które kompetencje są najbardziej krytyczne dla danego stanowiska oraz jesteś w stanie je wybrać z dostępnej biblioteki, masz za sobą pierwszy, bardzo konkretny krok. Drugim jest upewnienie się, że opisy, którymi dysponujesz, są adekwatne do tego jak rozumiesz je Ty oraz Twoi interesariusze (klienci procesu rekrutacyjnego). Jeśli opisy nie są najlepsze, szukaj innych, modyfikuj i dostosuj do sytuacji, stanowiska, czy specyfiki firmy. Prawidłowo skonstruowana definicja kompetencji to klucz do budowy właściwych narzędzi oceny. Błędy na tym etapie mogą mieć negatywny wpływ na cały proces.

W następnym kroku ustal, jaki poziom danej kompetencji będzie optymalny w Twojej rekrutacji. Innymi słowy zastanów się na jakim poziomie powinien mieć rozwiniętą daną kompetencję kandydat “idealny”. Pamiętaj przy tym, że kompetencyjna skala oceny, nie działa tak samo jak, np. skala ocen w szkole. Opis skali powinien pomóc Ci w podjęciu właściwych decyzji i podpowiedzieć, że według standardów poziom „5” to poziom osób wybitnych, ponadprzeciętnych, kształtujących opinie, tworzących nowe paradygmaty itp.
W większości przypadków osoba na tym poziomie nie czułaby się dobrze na stanowisku niewykorzystującym jej potencjału. Rzadko zdarza się, że oczekujemy od kandydata idealnego kompetencji na 5.
Poziom 1 – oznacza zaś, że dana kompetencja praktycznie nie występuje.

Czym powinieneś dysponować w efekcie wysiłku, który podjąłeś?:
– listą kilku kompetencji, które będziesz oceniać,
– definicjami powyższych kompetencji,
– skalą oceny (legendą tłumaczącą co oznacza każda z ocen),
– wykresem „kandydata idealnego” (propozycją ocen dla każdej z kompetencji, których się spodziewamy i które będą dla Ciebie punktem odniesienia),
Jeśli możesz odhaczyć każdy punkt na powyższej liście, a Twoi klienci rozumieją i podzielają zdanie na temat zbudowanego modelu – gratuluję! Jesteś gotów do rozpoczęcia rekrutacji opartej o kompetencje!

Tym, którzy lubią wiedzieć więcej polecam kilka pozycji z naszej firmowej biblioteczki:
Filipowicz G., Zarządzanie kompetencjami zawodowymi, PWE
Kubicka-Daab J., Budowa modeli kompetencji: Najlepsze praktyki zarządzania kapitałem ludzkim (red) Ludwiczyński A., Wyd. PFPK
Oleksyn T., Zarządzanie kompetencjami w organizacji: Szkolenie i rozwój pracowników a sukces firmy (red.) Ludwiczyński A., Wyd. PFPK
Pocztowski A., Wokół pojęcia kompetencji i ich znaczenia w zarządzaniu zasobami ludzkimi: Gospodarowanie pracą (red.) Urbaniak B., Uniwersytet Łódzki
Whiddett S.,Hollyforde S., Modele kompetencyjne w zarządzaniu zasobami ludzkimi, Oficyna Ekonomiczna.

Na koniec?

To oczywiście nie koniec, a właściwe dopiero początek. Wiesz już co to są kompetencje i udało Ci się wybrać te kluczowe dla projektu rekrutacyjnego, który prowadzisz.
Przed Tobą wybór narzędzi do ich oceny. Tym zajmiemy się w kolejnej części artykułu, który ukaże się niebawem.
Zasubskrybuj blog, a z pewnością go nie przegapisz! Zapraszam.

 
Photo by JESHOOTS.COM on Unsplash