W dobrym towarzystwie czas szybko upływa

Poznałem kiedyś człowieka, który podczas godzinnych spotkań rekrutacyjnych opowiadał głównie o sobie. Dodam, że to on był osobą prowadzącą interview.

Czy spotkania te były efektywne? Z jego perspektywy zapewne tak, ponieważ zazwyczaj wydawał się być z nich zadowolonym…

Nie jest to zapewne najlepsza rekomendacja dla Ciebie, ponieważ Ty zamierzasz prowadzić profesjonalne interview, których celem jest poznanie drugiej osoby i przekazanie jej kluczowych informacji. Tylko jak to zrobić w zaplanowanym czasie? Postaram się odpowiedzieć na to pytanie, ale najpierw chciałbym zacząć od tego, co może pójść nie tak.

Co może pójść nie tak?

Zarządzanie czasem jest moim zdaniem aspektem niesamowicie ważnym w procesie rekrutacji. Z praktyki własnej, i nie tylko, mogę wymienić sporo wyzwań z nim związanych. Podam kilka dla przykładu:

• do spotkania wcale nie dojdzie – cóż, wystarczy, że któraś ze stron błędnie zanotuje datę
• nie ocenisz założonych kompetencji – bo najzwyczajniej nie starczy Ci czasu
• nie przekażesz istotnych informacji na temat stanowiska – również z powodu braku czasu, a kandydat wyjdzie ze spotkania z poczuciem braku informacji i często zainteresowania kontynuowaniem rozmów
• przedłużające się spotkanie wpłynie na kolejne, które nie zacznie się o czasie – co wywoła stres u wszystkich zainteresowanych
• nie zjesz obiadu – nieważne? Zapytaj swojego lekarza lub trenera 🙂

Mógłbym wymieniać dalej, a Ty jeśli zajmujesz się rekrutacją z pewnością jesteś w stanie dopisać więcej przykładów 🙂

Jeśli zdarzy Ci się podobna historia, to nie przejmuj się – raz na jakiś czas to normalne. Biorąc pod uwagę ilość spotkań, jakie odbywamy, to nieuniknione. Aby jednak nie zdarzała się zbyt często, wymienię kilka sposobów jakimi możesz sobie pomóc i sprawić, że czas będzie Twoim sprzymierzeńcem.

Po pierwsze planuj

Wiele razy słyszałem “mam tyle pracy, że nie mam czasu na planowanie”. Zazwyczaj od osób, które mają trudności z zarządzaniem czasem. Jakieś wnioski? Ot, na przykład taki, że aby lepiej radzić sobie z nadmiarem spraw trzeba zacząć planować. To taka ogólna rada, którą słyszysz na licznych szkoleniach z zarządzania czasem. Jak ją przekuć na planowanie interview? Zacznij od odpowiedzi na następujące pytania:

• jaki jest cel spotkania?
• jak wpisuje się ono w resztę procesu rekrutacji?
• jakie kompetencje chcę ocenić?
• jakimi metodami będę to robić?
• jakie konkretnie pytania powinny paść na spotkaniu i jakiego typu (otwarte, zamknięte, behawioralne, pogłębiające itp.)?
• ile czasu powinno zająć ci każde z nich?
• ile czasu potrzeba aby przedstawić organizację, ofertę, przebieg procesu rekrutacji?
• czy przewidujesz czas na pytania od kandydata?
• czy zamierzasz na spotkaniu udzielić feedback?

Odpowiadając sobie na te pytania tworzysz plan i sprawiasz, że rozmowa nabiera charakteru strukturyzowanej. To ważne nie tylko z perspektywy zarządzania czasem, ale również dlatego, że każdy z kandydatów przejdzie dokładnie ten sam proces.
Możesz za pomocą prostej matematyki ocenić ile pytań jesteś w stanie zadać, zakładając czas którego potrzebujesz na każde pytanie. Pamiętaj, że więcej czasu potrzeba na pytania otwarte, opisowe, behawioralne, a mniej na pytania zamknięte i proste.

Informuj i kontraktuj

Praca z ludźmi ma to do siebie, że mimo posiadania planu, wcale nie łatwo jest się go trzymać. Z pomocą może przyjść Ci ta sama metoda, jaką stosują trenerzy rozpoczynając szkolenie, czyli kontraktowanie. Na początku spotkania powiedz krótko jak planujesz jego przebieg, kiedy opowiesz o ofercie, w którym momencie zostawisz czas na pytania oraz ile potrwa interview. Nie chodzi przy tym o pełen plan, a o dwie lub trzy sekcje spotkania. Dzięki temu Twój gość nie będzie zmieniał Ci kolejności wydarzeń i łatwiej zapanujesz nad przebiegiem interview.
Twój rozmówca z pewnością będzie zadowolony gdy zarezerwujesz czas na przedstawienie firmy i stanowiska, o którym rozmawiacie. Dla mnie to część na tyle istotna, że zajmuje mi od 30% do 40% spotkania.

Ile czasu powinno trwać interview?

Mówiąc otwarcie – nie mam pojęcia. Wiem ile trwa zazwyczaj – około godzinę. Znam konsultantów, którzy potrzebują dwie, ale uczestniczyłem również w bardzo efektywnych interview, które trwały 45 minut. Przyznaję, że bardzo trudno jest przeprowadzić krótki wywiad na poziomie executive search i zrobić to rzetelnie. Są na to sposoby, o których napiszę dalej.
Rekomenduję Ci jednak, by niezależnie od tego jak długie spotkania zaplanujesz, poinformować o tym Twojego rozmówcę odpowiednio wcześniej. Ty lub osoba, która zajmuje się organizacją spotkań powinna zapraszając kandydata poinformować go o planowanym czasie. Unikniesz w ten sposób sytuacji, w której jedno z Was będzie się czuło niekomfortowo lub po prostu przerwie spotkanie, ponieważ miało zaplanowane kolejne.

Skracaj nie tracąc na jakości

Jeśli zależy Ci na skróceniu czasu spotkania, ale jednocześnie chcesz by nie traciło ono nic z profesjonalizmu, który Cię wyróżnia rozważ następujące propozycje działań:

• Rozważ ilość spotkań w procesie – jeśli jedno spotkanie na tym etapie to za mało – podziel je na dwa. Z jednej strony dobrze jest redukować ilość spotkań, a z drugiej dwa krótsze spotkania mogą być lepsze dla obu stron niż kilkugodzinny maraton, podczas którego “upchnąć” chcesz wszystkie narzędzia diagnostyczne.
• Przemyśl, co możesz zrealizować poza spotkaniem. Część pytań można zrealizować poprzez screening interview. Ty bądź osoba, która organizuje spotkanie, może zadać kilka pytań przed spotkaniem np. przez telefon, oszczędzając czas zainteresowanych stron. Są to zwykle pytania dotyczące kwestii brzegowych – lokalizacja firmy, forma zatrudnienia. Czym więcej faktów jesteście w stanie ustalić przez telefon tym lepiej, choć nie zastąpi to faktycznego interview. Druga sprawa to informacje, które możesz przekazać kandydatowi przed spotkaniem, aby przygotował się do niego wcześniej. W Amberstone Assocaites materiały dla kandydata zdecydowanie pomagają w rzetelnej prezentacji oferty. Skracają też czas spotkań, bo o wielu aspektach kandydaci mogą po prostu przeczytać. W kolejnych wpisach opowiem więcej o materiałach jakie tworzymy.
• Mądrze układaj pytania. Jeśli dobrze je przygotujesz możesz weryfikować kilka kwestii jednocześnie. Przykład? Sprawdzając znajomość języka angielskiego zadaj jedno z pytań z Twojej listy, zamiast pytać o cokolwiek. Takie podejście “dwa w jednym” 😉
• Pracuj nad swoją komunikacją. Jesteś gadułą? A kto nie jest w HR. Lecz jeśli zależy Ci na optymalizacji interview, zastanów się nad tym jak wiele to Ty mówisz podczas spotkania. Zadawaj pytania krótkie, wystrzegając się komentarzy. Powstrzymaj się od prezentacji swoich sądów czy poglądów i schowaj na chwilę swoje ego.

  Studentów dziennikarstwa uczy się tego, by prowadząc wywiady, na pierwszym miejscu stawiali swego rozmówcę i powstrzymywali się od opowiadania o sobie, czy swoich poglądach. Warto skorzystać z tej rady, choć wiem jakie to trudne dla wielu osób. Ciężko jest bowiem powstrzymać się, jeśli Twój rozmówca wygłasza tezę daleką od prawdy lub gdy chcesz zabłysnąć wiedzą dziedzinową, zdobytą na ostatniej konferencji. Pytanie tylko po co? Jeśli w ten sposób badasz kompetencje takie jak: argumentowanie lub przekonywanie do własnych idei, jest to uzasadnione. Jeśli natomiast robisz to w sposób niekontrolowany, a dodatkowo chcesz dążyć do optymalizacji czasu spotkania – to jest to element, który z powodzeniem możesz wyeliminować.

• Zadecyduj kiedy udzielisz feedback. Mówiąc krótko są dwie szkoły: możesz przekazać feedback podczas spotkania lub wrócić z informacją w innym terminie. Naturalnie Twoja decyzja ma wpływ na czas spotkania, tym bardziej, że może przeistoczyć się w dłuższą rozmowę rozwojową. Ma ona również wpływ na doświadczenie kandydata. Pamiętaj, że większość badań w projektach employer branding, czy EVP (Employer Value Proposition) wskazuje brak feedbacku jako najczęstszy zarzut do rekruterów. Niezależnie więc co zdecydujesz, ważne by w ogóle udzielić informacji zwrotnej wszystkim uczestnikom rekrutacji.
  Temat ten jest na tyle obszerny, że bardzo chętnie wrócę do niego w osobnym artykule

Uprzejmie i asertywnie

Każde interview jest inne. Nie ma dwóch takich samych. Jeśli chcesz mieć kontrolę nad jego dynamiką musisz nauczyć się przerywać. To trudne jeśli masz przed sobą osobę, która lubi dużo mówić, ale inaczej nie zrealizujesz swojego planu. Unieś rękę do góry, przeproś, że przerywasz i po prostu zadaj kolejne pytanie. Pamiętaj, że osoba komunikatywna to taka, która potrafi słuchać i reagować na swojego rozmówcę. Samo interview jest więc dobrą okazją by ocenić komunikatywność jako kompetencję kandydata.
Ja często mówię: “przepraszam, że przerwę, ale kończy nam się czas, a zależy mi by dowiedzieć się jeszcze…”.
Ty z pewnością wypracujesz sobie własne sposoby. Ważne, że to Ty kontrolujesz spotkanie.

Jedz systematycznie

Znałem osobę, która realizowała osiem spotkań w ciągu dnia. Dla mnie to zdecydowanie zbyt wiele. Intelektualnie i fizycznie miałbym z tym kłopot. Potrzebuję zrobić notatki, mam też wiele innych obowiązków poza spotkaniami. Muszę też zjeść, a od pewnego czasu uczę się jeść systematycznie. Tobie też polecam.

Swoją drogą ciekawe podejście do diet prezentuje neurolog Sandra Aamodt. Warto poznać jej punkt widzenia. Dość kontrowersyjny, czyli taki, jakie lubię 😉

Na koniec

Na koniec chcę Ci powiedzieć, że jeśli potrzebujesz dużo czasu na spotkanie, to nic w tym złego. Piszę o optymalizacji dlatego, że wiem, iż dla wielu z nas jest to spore wyzwanie. Tymczasem rozmowa z drugim człowiekiem może dać wiele radości, a czytając ten tekst możesz dojść do wniosku, że strukturyzuję i nazbyt skracam to co przyjemne.
Moim celem jest realizacja planu, jakim jest przeprowadzenie spotkania w określonym czasie. Nie znaczy to jednak, że rezygnuję z tego co ciekawe. To właśnie dzięki strukturze mogę pozwolić sobie na pasję spotkań z ludźmi, na odkrywanie ich talentów i ciekawych, często inspirujących, zawodowych historii. Bardzo lubię ten moment, gdy zrealizuję swój plan i mam czas na luźną pogawędkę z ciekawą osobą.

Jak wielu rekruterów, tyle różnych wyzwań i osobistych doświadczeń związanych z czasem, który poświęcają na interview. Zapraszam do dzielenia się własnymi! Mam nadzieję, że uda nam się wspólnie stworzyć przestrzeń do ciekawej dyskusji.

Photo by Andrik Langfield on Unsplash